Zásady ochrany osobních údajů

Účinné od 1. července 2026

Společné zásady ochrany osobních údajů pro mobilní aplikace 24gate a související webové služby.

Rozsah

Tyto zásady jsou společnou privacy policy společnosti 24gate s.r.o. pro naše mobilní aplikace distribuované přes Google Play a Apple App Store, včetně 24gate ERP, ERP mobile, mobile24gate a souvisejících webových služeb.

Aplikace jsou určené pro firemní použití autorizovanými uživateli a zákaznickými organizacemi.

Správce

24gate s.r.o.
Jindřicha Plachty 596/8, 150 00 Praha 5, Česká republika
IČO: 03905390
Kontakt: info@24gate.com

Hosting a umístění dat

Veškerá zákaznická data ukládáme a zpracováváme výhradně v Evropské unii. Zákaznická data nepřenášíme mimo Evropský hospodářský prostor.

Pro ukládání zákaznických dat nepoužíváme veřejné cloudové platformy typu AWS, Google Cloud ani Microsoft Azure. Infrastruktura je provozována na vlastních serverech nebo serverech provozovaných v datových centrech na území EU.

Jaké údaje zpracováváme

Podle zapnutých modulů, typu aplikace a akcí uživatele můžeme zpracovávat následující kategorie údajů:

účty a kontaktní údaje, například jméno, e-mail, firma, role a přihlašovací identifikátory;
firemní a ERP data vložená nebo nahraná uživateli, například doklady, skladové záznamy, úkoly, poznámky a záznamy o zákaznících nebo dodavatelích;
dokumenty nahrané uživateli, účetní doklady, smlouvy, faktury, objednávky a další obchodní dokumentaci;
soubory, fotografie, skeny a přílohy, které uživatel nahraje přes aplikaci;
OCR výstupy, metadata dokumentů a strukturované údaje vytěžené z dokumentů;
údaje vzniklé používáním AI funkcí, například návrhy vyplnění, výsledky třídění, vyhledávání nebo automatizace workflow;
technická data potřebná pro provoz a zabezpečení služby, například typ zařízení, verze aplikace, IP adresa, časové údaje, session identifikátory, systémové logy, bezpečnostní logy a auditní záznamy;
cookie identifikátory, nastavení souhlasu, analytické identifikátory a události používání webových služeb, pokud jsou v dané službě zapnuté;
push notifikační tokeny nebo identifikátory zařízení, pokud jsou notifikace v dané aplikaci zapnuté.

Přihlášení a accounts24gate

Naše aplikace používají accounts24gate jako vlastní sdílený systém pro přihlášení, správu identity, session, pracovních prostorů a oprávnění. Při přihlášení nebo správě účtu proto může uživatel vidět doménu accounts.24gate.com.

V accounts24gate zpracováváme zejména identifikaci uživatele, e-mail, stav účtu, přiřazené role, členství ve workspace, tokeny relací a bezpečnostní nebo auditní záznamy potřebné pro provoz a ochranu aplikací. accounts24gate je interní součást služeb 24gate, ne samostatná externí reklamní nebo trackingová služba.

OCR a zpracování dokumentů

Uživatelé mohou nahrávat dokumenty za účelem OCR a dalšího zpracování v rámci služby. Dokumenty mohou být automaticky analyzovány a systém z nich může vytěžovat strukturované údaje.

Výsledky OCR a vytěžená data slouží pouze funkcím poskytovaným zákazníkovi, například vyhledávání, kontrole, předvyplnění údajů nebo automatizaci zpracování dokumentů.

Umělá inteligence

Některé funkce mohou využívat modely umělé inteligence pro zpracování dokumentů, OCR, vyhledávání, automatické třídění, návrhy vyplnění údajů, asistenci uživateli a automatizaci workflow.

Zákaznická data nepoužíváme k trénování veřejných AI modelů a neposkytujeme je třetím stranám za účelem trénování AI. AI zpracování probíhá v rámci infrastruktury provozované společností 24gate.

K čemu údaje používáme

Údaje používáme k poskytování aplikací, přihlašování uživatelů, doručování ERP a mobilních workflow, synchronizaci obsahu, zpracování dokumentů, OCR, AI funkcím, zabezpečení účtů, prevenci zneužití, podpoře, opravám chyb, měření používání služeb, produktové analytice, vedení auditních logů a plnění právních povinností.

Cookies a webové technologie

Webové aplikace 24gate mohou používat nezbytné cookies, autentizační cookies, bezpečnostní cookies a preferenční cookies. Slouží zejména k přihlášení, zabezpečení účtu, zapamatování nastavení a správnému fungování webových aplikací.

Pro diagnostiku, monitoring a produktovou analytiku mohou být podle konkrétní služby zapojeny nástroje jako Sentry nebo Sentry-compatible error tracking a PostHog. Pokud budou v budoucnu zapojeny volitelné analytické nebo marketingové nástroje, například Google, Microsoft nebo Meta/Facebook Pixel, použijeme je jen tam, kde jsou v dané službě zapnuté, a v rozsahu vyžadovaném právem až po souhlasu uživatele.

Aktuálně nepoužíváme marketingové cookies ani reklamní systémy pro cílení reklamy a zákaznická data neposkytujeme třetím stranám pro marketingové nebo reklamní účely.

Push notifikace

Mobilní aplikace mohou používat push notifikace. Ukládáme pouze identifikátory zařízení nebo tokeny potřebné pro doručení oznámení.

Push oznámení používáme výhradně pro funkce poskytované službou, například upozornění na workflow, stav zpracování, úkoly nebo důležité provozní události.

Auditní logy

Systém může zaznamenávat přihlášení, odhlášení, změny hesel, změny oprávnění, administrativní operace, změny dokumentů, důležité systémové operace a bezpečnostní události.

Auditní logy používáme k zabezpečení systému, řešení incidentů, splnění zákonných povinností a ochraně zákazníků.

Právní základ

Údaje zpracováváme zejména pro plnění smlouvy se zákazníky, poskytování vyžádaných služeb autorizovaným uživatelům, plnění právních povinností a na základě oprávněného zájmu na provozu, zabezpečení a zlepšování služeb. Volitelné analytické nebo marketingové cookies a obdobné technologie používáme v rozsahu vyžadovaném právem na základě souhlasu uživatele.

Sdílení

Osobní údaje neprodáváme. Údaje mohou být sdíleny s:

organizací zákazníka, která spravuje příslušný workspace nebo účet;
poskytovateli datových center, infrastruktury, konektivity, e-mailových služeb, SMS služeb, push notifikací, monitoringu, logování, zálohování a technické podpory v roli zpracovatelů;
poskytovateli diagnostiky, error trackingu a produktové analytiky, pokud jsou v dané službě zapojeni;
provozovateli obchodů s aplikacemi, pokud je to nutné pro distribuci, diagnostiku, vyúčtování nebo compliance;
veřejnými orgány, pokud to vyžaduje zákon.

Uchovávání a doby uchování

Systém může uchovávat smlouvy, účetní doklady, faktury, objednávky a další obchodní dokumentaci po dobu požadovanou zákazníkem, vyplývající ze zákonných povinností nebo nezbytnou pro poskytování služby.

Konkrétní doby uchování se řídí smlouvou se zákazníkem, interními retenčními pravidly a zákonnými povinnostmi. Obecně platí: uživatelské účty uchováváme po dobu trvání účtu nebo související služby; dokumenty podle nastavení zákazníka a zákonných povinností; auditní logy a bezpečnostní logy podle interních retenčních pravidel, bezpečnostních potřeb a právních povinností; zálohy podle zálohovacích rotací; push tokeny po dobu potřebnou pro doručování oznámení nebo dokud nejsou zneplatněny.

Zabezpečení

Používáme technická a organizační opatření pro ochranu dat před neoprávněným přístupem, ztrátou, zneužitím a změnou. Patří sem HTTPS/TLS, šifrovaná komunikace, autentizace uživatelů, řízení přístupových práv, auditní logování, pravidelné zálohování a ochrana proti neoprávněnému přístupu.

Přístup do zákaznických workspace je omezen na autorizované uživatele a provozní role s legitimní potřebou přístupu.

Práva uživatelů

Uživatelé mohou požádat o přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost nebo vznesení námitky tam, kde to právní předpisy umožňují. Protože většinu workspace spravuje zákaznická organizace, některé žádosti je potřeba řešit společně s touto organizací. Kontaktujte nás na info@24gate.com.

Děti

Aplikace jsou určené pro firemní použití a nejsou zaměřené na děti.

Změny

Tyto zásady můžeme aktualizovat při změně služeb nebo právních požadavků. Aktuální verze je vždy dostupná na https://24gate.com/cs/privacy/ a https://24gate.com/en/privacy/.